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陕西省审计厅审计文件材料立卷归档操作规程

发布时间:2018-07-06 14:33 浏览次数:


第一条  为了规范审计文件材料立卷归档程序,保证审计档案质量,根据《中华人民共和国国家审计准则》、《审计机关审计档案管理规定》制定本操作规程。

第二条  本操作规程所称审计文件材料,是指审计机关和审计人员在审计或专项审计调查活动中直接形成的各种文字、图表等形态的纸质记录材料。

第三条  审计组组长确定的立卷责任人,应当对全部审计文件材料按立卷方法和规则进行归类整理和编目,经档案管理人员检查后,依照规定进行装订、填写好卷皮后移交档案室。

第四条  审计文件材料立卷应当符合归档要求。遵循文件材料形成规律和特点,保持文件之间有机联系,便于利用。做到案卷封面整洁、书写规范,卷内文件排列有序、组装严密。

第五条  审计文件材料的归档采用按项目立卷、按单元排列的方法。一个审计项目可依据材料的多少立一个卷或多个卷,多卷项目在分卷时应当防止割断卷内文件材料的联系性,不得把不同项目的文件材料合并为一个卷。

第六条  审计档案卷内文件材料按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。

(一)第一单元  结论类文件材料,采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度排列。

1.上级机关(领导)对该审计项目的批示(或批示情况说明),审计要情专报等。

2.审计结果报告。(一般涉及行业审计、经济责任审计)

3.审计决定及送达回证。

4.被审计单位执行审计决定情况的复函。

5.审计移送处理书(含移送附件)及送达回证。

6.审计报告及送达回证。

7.审计会议审定的审计报告。

8.审理部门或法规部门审理的审计报告。

9.审计报告征求意见书(含审计报告征求意见稿)及送达回证。

10.被审单位对审计报告征求意见书的书面回复(经济责任审计项目中应包括被审计的个人对审计报告征求意见书的书面回复)。

11. 审计组对被审单位回复意见的书面采纳说明(经济责任审计项目中应包含被审计的个人回复书面意见的采纳情况说明)。

12.审计会议记录复印件。

13.审计组所在单位对审计组审计项目终结形成审计报告及相关档案资料的复核意见。

14. 审理或法规部门对审计组审计项目终结形成审计报告及相关档案资料的审理意见。

15.审计组对审理意见的采纳情况书面说明(只限于审理或法规部门有意见的基础上)。

16.审计听证报告和审计听证记录。

17.对结论类文件材料的重要管理事项记录(例如,讨论审计报告征求意见稿等)。

18.审计成果登记表。

19.审计廉政小结。

(二)第二单元  证明类文件材料,按与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。

1.被审计单位承诺书。

2.审计工作底稿汇总表。(审计组自定,但有重大案件线索的审计项目要做审计工作底稿汇总表)

3.审计工作底稿、审计取证单及相应的审计证据。(审计工作底稿排列顺序可按审计报告所列问题排列,其余审计工作底稿按照实施方案顺序依次排列在后面即可;有重大案件线索的审计项目的审计工作底稿、审计取证单及相应的审计证据要按照审计报告征求意见稿所列问题顺序依次排列)

4.审计移送问题的审计工作底稿及相应的审计证据。

5.有关举报问题的核实材料。

6.对证明类文件材料的重要管理事项记录(例如,讨论审计中的具体问题)。

(三)第三单元  立项类文件材料,按形成材料时间结合材料重要程度排列。

1.上级机关的指令性文件或授权审计通知书。

2.上级领导交办项目的交办单或批示。

3.审前调查了解记录。

4.审计项目实施方案。

5.调整审计项目实施方案。

6.审计通知书及送达回证。

7.对本项目立项有关的群众来信或举报材料。

8.对立项类文件材料的重要管理事项记录(例如,讨论审计实施方案和审计重点等)。

9.审前廉政承诺书。

(四)第四单元  备查类文件材料,按形成材料时间的顺序排列。

1.经济责任审计中个人述职报告。.

2.审计过程中形成的重要审计情况等信息。

3.协助查询单位账户、个人存款通知书。

3.封存通知书。

4.其他与该项目联系紧密且不属于结论类、证明类、立项类的文件材料(例如,采取边控措施等材料)。

5.聘请外部审计人员的相关材料。

7.移送受理、反馈查处结果等材料。

8.证明审计人员遵循准则的材料。

9.其他备查类重要管理事项记录(例如,延伸审计的请示等)。

第七条  审计档案卷内每件或每组文件的排列规则:

(一)正件在前,附件在后。

(二)定稿在前,修改稿在后(重要文件的历次修改稿,依倒序排列)。

(三)批复在前,请示在后。

(四)批示在前,报告在后。

(五)重要文件在前,次要文件在后。

(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

第八条  经检查排列顺序无误后,按以下规定做好审计案卷的编目工作:

(一)编写页号。

在有文字、图表的每页正面右上角、背面左上角,用2B铅笔在能够显示字迹处书写阿拉伯数字,空白页不编写页号。每卷的文件材料,均从1开始编写页号。

(二)填写卷内文件目录。

1.序号  每份文件材料为一号。证明类文件材料,以每份审计工作底稿及所附的取证单、审计证据为一号。每卷均从1开始编列序号。

2.文号  文件的发文字号,没有文号的不填写。

3.责任者  制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。审计工作底稿及相关证据的责任者,统一填写为“审计组”。

4.题名  文件标题。没有标题或标题不规范、不明确的,应根据文件内容自拟标题,外加“[ ]”号。

5.日期  文件材料的形成时间,以阿拉伯数字标注年月日。如:“201286”填写为“2012.8.6”。没有时间或年月日不全的,要考证时间或补齐年月日。如:“2012年8月”填写为“2012.8.1”。

6.页号  填写本份文件材料所在的起页号,每卷的最后一份文件填写起止页号,页号之间加“-”号。

7.密级填写本份文件材料原定密级并填在这份文件所在序号的备注栏。

8.卷内文件目录应放在卷内文件材料的首页。

(三)填写备考表。

1.本卷情况说明  填写本卷审计文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁,以及本卷与其他卷的关联等情况。由填写人签名,并用阿拉伯数字标注情况说明的年月日。

2.立卷人  由立卷责任人签名并用阿拉伯数字标注立卷年月日。

3.检查人  由相关业务部门负责人在检查归档材料齐全有效、内容完整后签名并用阿拉伯数字标注检查的年月日。(立卷人与检查人不能为同一人)

(四)书写案卷封面。

1.侧墙全宗号由档案部门填写(所在地区档案管理定的本单位档案归档的全称)。

2.侧墙目录号不填写。(在档案移交给档案局时又档案管理人员填写)。

3.侧墙的年度由档案管理人员负责填写。(暨审计终结正式出具审计报告时间所在的年度)。

4.侧墙的案卷号由档案管理人员负责编号填写。

5.封皮最上一栏填写审计行政机关全称。

6.封皮第二栏填写审计组所隶属的部门全称。

7.封皮中间一栏审计档案四个字下面空白处书写审计项目名称。(审计项目名称以审计通知书标题为准,去掉标题最前面审计机关的名称及后面通知即可)。

4.审计时间  下达审计通知书至出正式审计报告的起止时间,以6位阿拉伯数字标注年月。

5.审计组负责人  审计通知书确定的审计组组长姓名。

6.本项目共  卷(第  卷)  用阿拉伯数字填写本审计项目所立案卷的总数及本卷是其中的第几卷。只有1卷的,括号内不填数。

7.自  年  月至  年  月  用阿拉伯数字填写本卷卷内审计文件材料最早形成日期(不包括引用法规原件和取得证据原件的日期)和最晚形成日期。

8.本卷共  件  页  用阿拉伯数字填写本卷卷内目录表中序号的最后一号和页号的最后页数。

9.保管期限  按《审计档案保管期限表》的规定划注。    (五)审计案卷的编目要规范,应当使用统一的目录格式。

第九条  审计案卷的装订。

(一)审计案卷的卷皮,用长30厘米、宽22厘米、300克无酸牛皮纸,分为1厘米、1.5厘米、2厘米三种规格制作。

(二)审计案卷装订步骤。

1.拆除文件材料上的金属物。

2.对热敏纸、破损、褪色的文件材料,要进行修复或复制。

3.文件材料左侧装订部分不足2.5厘米,或其间有字的,要贴纸加宽后再装订,确保装订不压字。

4.文件材料纸面小于B5纸面的,要粘贴或托裱在标准A4纸面上再装订,确保装订不掉页。

5.文件材料字迹模糊难以辨认的,应附抄件并加以说明。

6.本单位形成的外文材料应当附中文译本。

7.选择适当厚度的卷皮进行装订,每卷装订的文件材料,一般不超过2厘米,超出的应按文件材料的阶段性适当分卷。

8.装订文件材料时应将左边和下边取齐。

9.采取三孔一线装订法,穿线打结在卷尾备考表之后的装订条上。打孔不得使用塑料套管。

10.装订要牢固、整齐、美观,不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍使用。

第十条  审计案卷的密级和保密期限,按卷内文件的最高密级确定,并在案卷右上角做出标识。

第十一条  审计档案的移交。

(一)以各处室(市县级为科、股)为归档单位,将装订填写好的审计档案案卷向档案室移交。

(二)移交审计档案时,移交人应当在审计档案移交清册上填写审计档案案卷名称、卷数、案卷隶属年度、移交人姓名。由档案管理人员逐卷清点验收,连同审计档案卷内文件目录的电子版一并移交。

(三)审计档案的移交应当在该审计项目结束后的5个月内完成,最晚不得迟于次年4月底。

第十二条  本操作规程由陕西省审计厅办公室负责解释。

第十三条  本操作规程自发布之日起施行。《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》(审办发〔1997〕267号)同时废止。

 

    附件:1.审计档案卷内目录(参考样本)

          2.审计档案卷皮书写格式(参考样本)

          3.审计档案卷内备考表(参考样本)

  

                

审计档案保管期限规定

 

    第一条  为规范审计档案管理工作,准确划分审计档案保管期限,统一审计档案保管制度,根据《中华人民共和国国家审计准则》、《审计机关审计档案管理规定》和国家档案局有关档案保管期限的规定,结合审计工作实际,制订本规定。   

    第二条  审计机关应当按照《审计机关审计档案管理规定》,将审计档案的保管期限划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。审计档案的保管期限自归档年度开始计算。

    第三条  审计档案根据保管期限的划定,在本单位保管年限的原则是:

永久保管的档案,按照国家档案局规定,在本单位保管20年后,向同级档案管理部门移交。

    保管30年的档案,原则上在本单位保管30年后,经鉴定确无保留价值的可履行销毁程序销毁。

    保管10年的档案,在本单位保管10年后,经鉴定确无保留价值的可履行销毁程序销毁。   

    第四条  在规定保管期限年度范围到期后,审计机关因审计工作原因不便移交的,可与同级档案管理机构协商适当延长在本机关保管的年限。

    第五条  本规定由陕西省审计厅办公室负责解释。

    第六条  本规定自发布之日起施行。


审计档案保管期限表

 

    一、永久保管的审计事项(含专项审计调查事项,下同)主要包括:                     

    (一)上级领导(机构)交办并有批示的审计事项。

    (二)上级领导对审计结果有批示的审计事项。                       

    (三)国家重点项目、重大投资工程审计事项。

    (四)取得重大审计成果的审计事项。               

    (五)发现和揭露大案要案线索的审计事项。          

    (六)代表本级政府向本级人大报告中涉及到的审计事项。

    (七)第一次涉及的审计领域的审计事项。                

    (八)重大突发事件及其跟踪审计的审计事项。

    (九)领导干部的经济责任审计事项。

    (十)具有较强社会影响力的审计事项。             

    二、定期保管的审计事项主要包括:

    (一)保管30年。

    1.本级政府下属单位未发现重大违规问题的审计事项。

    2.根据举报线索发现一般性问题的审计事项。

    3.上级领导交办但对审计结果无批示的审计事项。

    4.对国际组织、外国政府及其机构的援助、贷款审计事项。

    5.具有较大社会影响力的审计事项。

    (二)保管10年。

    1.对本级及下级单位的一般审计调查事项。

    2.根据举报材料核查无实质性问题的审计事项。

    3.具有一般社会影响力的审计事项。


   案卷侧墙的书写     案卷封皮书写样板      一般项目审计档案案卷目录样板

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